MIÉRT SZÜKSÉGES
VÉDENÜNK A PAPÍR
ALAPÚ ADATAINKAT?
Amikor adatvédelemről beszélünk, rögtön számítógépen vagy más digitális eszközökön tárolt adatokra gondolunk. De mi a helyzet a papír alapú adatokkal?
Nap mint nap több millió ívet nyomtatunk ki és adunk át minden típusú információval, beleértve a személyes adatokat is. A nyomtatott dokumentumok ellenőrzése felett elveszíthetjük a kontrollt, és ennek komoly jogi következményei lehetnek, nem beszélve a bizalom elvesztéséről.
Minden irodában vannak olyan érzékeny dokumentumok, mint árajánlatok, banki kivonatok, számlák, nyugták, aláírt dokumentumok, és mindenféle papír alapú adat, amelyeket
• az élettartamuk alatt meg kell védeni az illetéktelenektől
• meg kell semmisíteni, amint a cégnek már nincs szüksége rájuk
MIÉRT KELL MEGVÉDENÜNK EZEKET AZ ADATOKAT?
1
Mert ez törvényi kötelezettség a GDPR alapján. Az erre vonatkozó törvényi előírás be nem tartása komoly büntetéssel járhat.
2
Az adatok kiszivárgása lerombolhatja a cég hírnevét és a bizalmat. Gondoljunk például azokra a botrányokra, amelyeket a nagy cégek nem szabályos adatkezelése okozott.
Biztosítsunk az irodában precíz eljárásokat és iratmegsemmisítőket
1
PRECÍZ ELJÁRÁSOK BIZTOSÍTÁSA AZ IRODÁBAN
Az első lépés az, hogy életbe léptessük ezeket az eljárásokat. Nem elég a csináld magad elv átvétele, és az, hogy a munkavállalók jó szándékára bízzuk a dolgot. Minden alkalmazottnak pontosan tudnia kell, mit és hogyan kell csinálnia, speciális instrukciókkal ellátva (a kezelt adat érzékenysége függhet az munkavállaló beosztásától).
2
TEGYÜK KÉNYELMESSÉ AZ IRATMEGSEMMISÍTÉST
Egy irodában nagy lehet a hajtás, sok a feladat, és ezért elnapolódnak, vagy elfelejtődnek bizonyos dolgok. Ezek olyan feladatok, amelyeknél sokszor fel kell állni az asztal mellől, vagy át kell menni egy másik helyiségbe. Ha kényelmessé tesszük az iratmegsemmisítést, biztosítjuk, hogy gyorsan elkészül, és nem napolódik el. Csupán annyit kell tenni, hogy minden irodában, vagy asztal mellett legyen egy iratmegsemmisítő.
3
SOHA NE MARADJON RENDETLENÜL AZ ASZTAL
Szánjon rá időt, hogy minden nap legyen rend az asztalon. Rendezze el a használatban lévő dokumentumokat és darálja le azokat, amelyekre már nincs szükség. Egy papírokkal teli asztalon könnyen elkeveredhetnek dokumentumok, és ezek végül rossz kezekbe kerülhetnek.
4
ELKÜLÖNÍTETT DOKUMENTUMOK MEGSEMMISÍTÉSE
Láttuk, hogy az irodák iratmegsemmisítőkkel való felszerelése hogyan segít az iratok megsemmisítésének biztosításában, de amikor nagy mennyiségű irattal és folyamatos megsemmisítéssel van dolgunk, akkor a sebesség és az erő számít. Vannak olyan modellek, amelyek nagy mennyiségű irat ledarálására lettek tervezve, így takarítva meg időt és energiát.
Vonzó lehet a gondolat. Időnként összegyűjtöm a megsemmisítésre váró dokumentumokat, hívom a szolgáltatót, és ők elvégzik helyettem az iratok darálását. Eggyel kevesebb gond. De nem biztos, hogy a legjobb ötlet. Lássuk, miért:
• Össze kell gyűjtenem egy bizonyos mennyiségű iratot, és ez időbe telik. Közben számolnom kell a kockázattal, hogy az iratok rossz kezekbe kerülnek.
• Ha összegyűlt a mennyiség, azt el kell szállíttatnom a szolgáltatóval, aki gyakran raktározza, mielőtt megsemmisítené.
És ha iratmegsemmisítő szolgáltatót bízok meg a dokumentumaim megsemmisítésével?
Azáltal, hogy megbízunk egy külső céget a megsemmisítéssel még nem mentesülünk a felelősség alól, amit akkor kell vállalnunk, ha az adatok rossz kezekbe kerülnek, és ezáltal a cég hírnevén esett csorbát is nekünk kell elszenvednünk.
ENERGIAGAZDÁLKODÁSI RENDSZEREK LEGÚJABB FEJLESZTÉSE
Ez az exkluzív technológia lehetővé teszi a tárolt energiával történő üzemeltetést és az automatikus lekapcsolást a hálózatról, amikor a darálás befejeződik, hogy nulla legyen a fogyasztás.
A darálás akár 15%-át az eltárolt energia biztosítja.
A 24 órás folyamatos üzemű motor megbízható és tartós mechanizmusa páratlan teljesítményt nyújt a legvonzóbb dizájnnal és LED technológiával.
MILYEN SZINTŰ BIZTONSÁGOT NYÚJT EGY IRATMEGSEMMISÍTŐ?
A biztonsági fokozat a darálék méretétől függ.
CSÍKRA VÁGÓ IRATMEGSEMMISÍTŐK
A lapokat csak hosszában vágják. Általában az 5,8 mm-es aprítási méretet használják, ami P-2 biztonsági fokozatot garantál.
A csíkra vágó modellek előnye a nagy lapkapacitás, és hogy semmilyen napi karbantartást nem igényelnek.
Ajánlott minél nagyobb hulladéktartályú gépet választani, hogy ritkábban kelljen üríteni, vagy cserélni a hulladékzsákot.
Darálás közben eltárolja az energiát
Az eltárolt energiával folytatja a darálást
KONFETTIRE VÁGÓ IRATMEGSEMMISÍTŐK
P-4 biztonsági fokozat az irodákban a leggyakrabban használt. Optimális ötvözete a sebességnek, és a biztonságnak.
Darálék mérete 160 mm².
P-5 biztonsági fokozat nagyon kis méretű darálék (max. 30 mm²), különösen érzékeny adatok megsemmisítésére.
P-6 és P-7 magas biztonsági fokozatok extrém kis méretűre darálnak (P-6: max. 10 mm²; P-7: max. 5 mm²). Titkos vagy minősített kormányzati dokumentumok megsemmisítésénél használják.
Minden konfettire vágó modell esetén szükséges a vágókések rendszeres olajozása iratmegsemmisítő olajjal. A TS line minden modelljéhez elérhető automata olajozó.
AUTOMATA IRATMEGSEMMISÍTŐK
Magára hagyhatjuk a gépet míg darál, csupán behelyezzük az összegyűlt dokumentumokat az adagolótálcába.
AF+1 és AF.1 C4 iratmegsemmisítők esetén nem kell olajozni a vágókéseket.
